Instalar un ERP: ¿Qué hay que tener en cuenta?

Si te preguntas qué hay que tener en cuenta a la hora de instalar un ERP, este es el lugar correcto para ti. Esto se puede tratar de una decisión complicada pues resulta ser una inversión de tus recursos considerable.

Por esto, es vital que conozcas los beneficios que puede aportarte el ERP que decidas instalar. De esta manera podrás estar seguro de cubrir todas tus necesidades. A continuación, te contaremos algunas de las cosas que debes tener en cuenta antes de elegir el ERP para tu empresa.

Criterios a tener en cuenta antes de instalar un ERP

Son muchas las dudas que pueden rondarte cuando de un buen ERP se trata, por eso aquí te mostraremos los criterios que debes tener en cuenta antes de instalar el mejor para tu empresa:

Funcionabilidad

El software de gestión empresarial (ERP) se encuentra formado por distintos módulos, estos tiene con finalidad cubrir una determinada área de tu organización.

Así que tú mismo eres quien decidirá que módulos son los que pueden adaptar mejor a las necesidades de tu empresa, por eso, es necesario que conozcas si el ERP que has elegido realmente es compatible con tu empresa.

Evita caer en el error de la mayoría de las empresas, que deciden contratar un ERP sólo por ser muy sofisticados, pero que al final los módulos existentes en el no son compatibles con tu empresa. Encárgate de investigar muy bien y conversar con personas que se encuentren utilizando el ERP que desees y así podrás contar con una recomendación.

Durabilidad

Un software de gestión empresarial resultará ser una solución que vivirá dentro de tu negocio durante un largo periodo de tiempo. Y por otra parte, cambiar del ERP puede generar un gasto bastante considerable de tus recursos.

No solo por el equipo de trabajo que tendrás que organizar para que se implemente correctamente, sino también porque tendrás que formar de nuevo a tus empleados para poder manejar el nuevo software.

Por estas razones, siempre debes asegurarte de que el ERP que elijas te certifique una confianza a futuro y que solo será necesario renovarla o actualizar el sistema a largo plazo.

Proveedor de ERP

El ERP es una herramienta que está diseñada para ser útil para todas las empresas, pero es preciso que esta se ajuste a los particulares propios de cada empresa. Por eso es importante elegir correctamente cuál será tu proveedor de ERP, y para esto antes de contratarlo hazte preguntas como:

¿Qué experiencia tiene la empresa? ¿En otra organización del sector han instalado este sistema de gestión? ¿Cuentas con buenas referencias de este proveedor? Asegura de contar con buenas referencias y al menos ponerte en contacto con una empresa de tu mismo sector que se encuentre utilizando ese ERP.

Tiempo de instalación

Es necesario conocer los plazos y tiempos correctos que se suponen para lograr la correcta implementación del nuevo ERP. Si de un comienzo cuentas con una mala programación esto podrá resultar en que el proceso de implementación se  alargue más de lo esperado.

Para esto, lo esperado siempre será que el proveedor de ERP que decidas contratar se encargue de orientarte correctamente para adquirir una buena programación del tiempo.

Consultoría y análisis

El servicio de consultoría es necesario hacerlo antes, durante y después de haber implementado el ERP. Estos consultores se encargan de realizar un análisis de todas las funcionalidades que tu empresa necesita y que deberán ser implementadas en el ERP. Al realizar este análisis, lograrás tener mejores resultados de desempeño del ERP que elijas para tu compañía.

Configuración y parametrización

Este punto se trata de finalmente la instalación del hardware y del software, tomando siempre de referencia el proyecto de la solución que se ha creado anteriormente. La configuración y parametrización inicial es precisa para preparar el ERP y lograr así ajustarlo como se desea a las necesidades de la empresa.

Aquí se logra implantar el funcionamiento del software a las necesidades verdaderas de empresa, consiguiendo con esto añadir nuevas funcionalidades y métodos. Generalmente durante la instalación del software se efectúan algunas pruebas en una adaptación piloto.

Esto con el propósito de conocer cómo trabajará y se integrará la solución final luego de ser admitida por el representante de la empresa. Dependiendo del ERP que hayas decidido para tu empresa, la instalación se realizara en equipos propios o en equipos externos.

Migración de datos

De las más importantes características del ERP es que se encuentran diseñados para integrar todos los datos originarios de distintas áreas de la empresa, para así trabajar en torno al concepto de un dato único. En ocasiones al momento de la instalación puede mostrar dificultades originarias de la migración de datos de los sistemas utilizados anteriormente.

La calidad y las distintas programaciones de los datos a migrar del sistema anterior requieren un esfuerzo para conseguir identificar correctamente de donde procede cada uno. Este resultar ser de los pasos más importantes cuando se está instalando un ERP, debido a que puede resultar ser un problema significativo en el presupuesto total de la instalación.

Formación del personal

Todos los empleados y personal que hará uso del ERP deberán recibir una buena formación de manejo y conocimiento del mismo. Cumplir con la formación del personal que manejará el ERP tiene como finalidad certificar que todos consigan sentirse cómodos con él, y aumentar su experiencia y conocimiento.

Es indispensable que las personas que trabajaran con el ERP se encuentren familiarizados con el nuevo software antes de trabajar con él y que no esperen que sea igual al que venían utilizando anteriormente.

Gran parte de esta formación suele realizarse con el software piloto con el que se han hecho las pruebas anteriormente, y la finalidad de esta formación es que los usuarios conozcan las características y los conceptos del software.

Nunca inicien con un nuevo ERP que los empleados o encargados de utilizar no conozcan, esto podría suponer a largo plazo un gasto mayor para la compañía.