¿Qué es un SGA? (Sistema de Gestión de Almacén)

Se conoce por las siglas SGA, al software o Sistema de gestión de Almacén. Esta es una necesaria herramienta con la que cuentan empresas que gestionan logística y almacenes.

La utilidad de este sistema es la de poder coordinar, organizar, controlar y mejorar los diversos procesos y operativos que se llevan a cabo en un almacén.

El titulo proviene de la traducción “WMS”, siglas en inglés de, Warehouse Management System. Un programa o aplicación informática destinada a gestionar de la mejor manera los procesos en un almacén.

Como función principal de este sistema se trata mantener un registro constante y organizado de los artículos y sus posiciones en el almacén.

Un Software SGA debe gestionar un registro preciso de todos los movimientos a los que sean sometidos los artículos, con el fin de poder consultarlo fácilmente en la base de datos de la empresa.

Con la implementación de este sistema todos los productos llevan un registro cronológico, desde su recepción, su ubicación actual en tiempo real y su destino final.

A parte de esto, se maneja de igual forma el control de calidad de cada producto. Todo lo concerniente a cada producto , incluidas las caducidades, queda registrado.

Puede llegar a ser engorroso y conducir a muchos errores el tratar de recordar de memoria la ubicación de cada pieza en el depósito, más aún si el espacio y la cantidad de piezas son grandes.

Funcionamiento del Sistema de gestión SGA

La utilidad de un SGA consiste en llevar a cabo diversos procesos que almacenen de manera correcta todos los datos que puedan ir surgiendo de un producto desde su entrada, permanencia y salida.

Habitualmente, cada empresa tiene personalizaciones, es decir, características específicas del programa más desarrolladas que otras, esto depende claro está, del tipo de productos que maneje la empresa o compañía.

En algunos casos se enfocan en la productividad como el caso de empresas manufactureras, o algunas se enfocan más en la movilización y ubicación como el caso de empresas de logística.

En la práctica, provee una gran ventaja para todos los trabajadores de Almacenes y/o depósitos, ya que les permite un fácil desarrollo de sus tareas, manteniéndose guiados por el SGA, e invirtiendo bien el tiempo.

Beneficios del SGA / WMS

• Control sobre sus productos, es valioso el conocer en todo momento su abastecimiento. Desde donde proviene, en qué lugar se encuentra almacenado y hacia donde va.
• Proporciona un inventario en tiempo real.
• Rápido retorno de la inversión, el orden y la rapidez que proporciona el sistema genera un rápido retorno de lo invertido en los productos.
• Mejora en el servicio, el servicio que se le proporciona a los clientes es más eficiente, genera entregas sin retraso y disminuye cualquier error.
• Buena gestión ante cambios en el mercado, la adaptación a nuevas tendencias en el mercado es de más fácil manejo.

Se pueden gestionar sin tantos inconvenientes los pedidos en masa. Se evoluciona satisfactoriamente en el tiempo.

• Optimización de los recursos, todos los procesos logísticos son menos costosos, los recursos humanos y de manipulación se utilizan de manera más eficiente.
• Base de datos con flujo automatizado, las actualizaciones adquieren optimización, se actualiza en tiempo real y esto influye satisfactoriamente en la toma de decisiones.
• Mejora en el proceso de preparación de pedidos, la precisión es más elevada y de una mejor rapidez, evitando de esta manera también los errores, disminuyéndolos al mínimo.
• Fácil innovación, es más sencillo adaptarse a nuevas condiciones con el uso de este sistema. La implementación de nuevas tecnologías es cada vez más fácil.

Al igual que los cambios en el almacén o un aumento referente a las ventas.

• Con este servicio es fácil unirse a cualquier tipo de planificación de recursos empresariales (ERP), lo que genera un proceso facilitado que cubre desde la producción hasta la entrega del producto al cliente. Esta característica es esencial para el buen funcionamiento del SGA.
• Los flujos de productos y los flujos de información logran conservarse en una mejor gestión.

Puntos de ataque del Sistema de Gestión de Almacén (SGA)

El sistema tiene como objetivo disminuir en lo posible todos los problemas comunes que puedan presentarse en los depósitos y/o almacenes. Tales como:

• Fallos en el picking. Es imprescindible que se maneje con cero errores el proceso de preparación de pedidos.
• Entregas con retrasos. Este es uno de los factores que más se busca eliminar.
• Movilización de productos con imperfecciones. Suele ocurrir que no se conozcan detalles de los productos y estos sigan su curso hasta la entrega al cliente.
• Daños en los productos almacenados.
• El proceso operativo desorganizado.
• Inventarios innecesarios, los cuales terminan restando tiempo valioso.
• Almacén o depósito mal organizado.
• Fallo de conexión. Existe una total desconexión entre el depósito y la planificación de recursos empresariales.
• Deficiencia en el personal. Exigencia de horas extras y rotaciones excesivas.

Gestiones que fomenta el SGA / WMS

El sistema o software debe cumplir con ciertas gestiones que generan beneficios desde la entrada del producto, su ubicación actual, control y su correspondiente salida.

Es una herramienta muy útil, pero se debe entender que hay ciertas tareas que se deben cumplir para que el sistema funcione de manera adecuada.

Gestión de recepción

Se centra en todo lo relacionado con la recepción. Esto comprende la administración, tomando los datos desde características a origen. Habitualmente los sistemas SGA estan relacionados con los sistemas EDI para facilitar el gran volumen de información que se comparte entre cliente y proveedor.

De igual forma se puede tomar datos del PIM (Product Information Management), que comprende las características de mercancía como la identificación de la misma, número de serie, etc.

Gestión de localización y control   

Con esta gestión se aseguran una mejor productividad, se permite tener al alcance, de manera sencilla, la ubicación de la mercancía.

Se debe tener en cuenta que debe existir secciones donde la mercancía comparta ciertas características de compatibilidad o por concepto de ventilación o temperatura que necesiten.

Por otro lado también existen casos particulares donde un producto no deba estar tan alejado por motivos de rápida salida para una movilización más rápida.