23 octubre 2021
¿Qué es EDI? Intercambio de datos

¿Qué es el EDI? (Electronic Data Interchange)

El Intercambio Electrónico de Datos o el EDI, por sus siglas en inglés (Electronic Data Interchange) es un sistema de transmisión de datos entre diferentes organizaciones a través de medios electrónicos.

La función principal de este software es la transferencia de documentos electrónicos o datos relevantes de negocios, desde un sistema de ordenadores a otro.

Está en estrecha relación con el comercio electrónico. Se maneja en negocios que se encargan de la compra y venta a través de internet, aunque su expansión principal ha sido por las grandes empresas en sectores como Automoción y distribución.

Aunque claro está, el campo del comercio electrónico es muy amplio, se puede disponer de ese sistema en una gran variedad de transacciones en la web.

Para llevar a cabo el intercambio se debe dar a través de los sistemas informáticos que participan en una transacción comercial, permitiendo el sencillo intercambio de documentos normalizados entre ambas partes.

Lo relevante de este sistema es su intercambio de información en forma de documentos normalizados que garantizan una mayor seguridad en las relaciones electrónicas.

Se da gracias a un intercambio de información donde ambas partes manejan un lenguaje en común que permite la libre y sencilla interactuación entre sistemas de información.

Puntualizando, este sistema se encarga de llevar información de manera bidireccional entre sistemas que manejan el intercambio de datos en mensajes.

¿Por qué usar EDI?

Las empresas usan esta tecnología para facilitar la comunicación entre ellas, el intercambio de datos se vuelve estándar y electrónico.

Esta estandarización genera la reducción importante de trabajo manual administrativo principalmente, por la cantidad de documentos a intercambiar. Los mensajes simplificados que se intercambian son llamados transacción.

Por transacción se entiende a la comunicación clara de todos los detalles de un pedido o factura que se genera con un cliente o proveedor.

El uso de esta plataforma informática hace posible el intercambio de documentos y datos de tipos comerciales entre una amplia red de computadoras.

Es común que se encuentre en estrecha relación con cualquiera que sea su sistema de planificación de recursos (Software ERP), se adapta fácilmente a esta plataforma de intercambio.

EDI se alza desde su inicio como un código común de comunicación, representando un lenguaje más sencillo, que genera una reducción en la cantidad de documento intercambiados.

Ha permitido destinar los procesos de comunicación empresarial a un nivel con mejores detalles en los pedidos o facturas destinados al proveedor o cliente.

Representa un problema menos para las empresas, que manejan un complejo sistema de intercambio de información.

Es ideal para los procesos entre entes de países o culturas diferentes, las diferentes lenguas no representan un impedimento ya que el sistema maneja un solo idioma informático. 

Beneficios del sistema EDI

  • Optimización en el rendimiento operativo, se procesan y comparten documentos comerciales en un tiempo menor.
  • Disminución en los errores operativos, se suma la facilidad de resolución de los mismos.
  • Reducción de los costes y errores, se lleva a cabo bajo rigurosos procesos de estandarización garantizando que los datos se encuentren formateados de manera correcta.
  • Mejor manejo de los datos compartidos.
  • El ciclo de cobros se maneja de una manera más eficiente.
  • En la atención al cliente también surge una tendencia positiva de mejora.
  • Ahorra tiempo y dinero, esto debido a la automatización que genera un proceso previamente ejecutado manualmente con documentos en papel.
  • Se reflejan experiencias positivas por parte del cliente, permite una eficiente ejecución de las transacciones y entregas rápidas y confiables.
  • Influye positivamente en los informes, estos documentos electrónicos se logran integrar a una gran variedad de sistemas para poder fomentar la recopilación, visibilidad y análisis.

Razones para usar EDI

Proporciona a las empresas mejores capacidades de toma de decisiones, permite a las empresas obtener acceso en tiempo real a información comercial vital.

 Como información vital se entiende por ejemplo al estado de la transacción de pedidos, cancelaciones e incluso problemas dentro del sistema.

Por su parte se brinda las capacidades de toma de decisiones mejores y más rápidas. Esto es más acertado cuando se manejan pedidos que pueden necesitar cambios en el último minuto.

Ofrece a las empresas relaciones más positivas con socios comerciales, es común que las compañías a menudo incluyan dentro de lo relevante mantener relaciones sólidas con varios socios comerciales.

Permite canales de comunicación claros con los socios, manteniendo los pedidos organizados y a tiempo.

Cuando los pedidos son incorrectos, se retrasan o se pierden, esto puede conducir fácilmente a disputas e insatisfacción.

Permite una mayor eficiencia y productividad dentro de su negocio, se aumenta enormemente la eficiencia del negocio.

Son muchas empresas que pierden tiempo al funcionar con software que sus socios comerciales no usan.

Tener que ir y venir para tratar de corregir un problema o aprobar nuevos detalles puede ser una enorme pérdida de tiempo y algo que se puede evitar por completo al usar un sistema como este.

Siempre es necesario el envío de un documento a un socio comercial (por ejemplo, factura, aviso de envío anticipado o documento personalizado). Es importante saber que podrán recibirlo de forma segura, abrirlo y usarlo.

Efectividad del EDI

Considerando la efectividad del Intercambio Electrónico de Datos se puede definir al cumplir con aspectos como la traducción o mapeo.

La traducción consiste en la toma de campos como nombres, direcciones, número de parte y cantidades, que son luego se asigna como formato de aplicaciones comerciales a documentos estandarizados y viceversa.

Se toma en cuenta de igual manera las capacidades de envoltura o de desarrollo de lotes, estos admiten grandes lotes de mensajes que van a relacionar a los remitentes y receptores.

Los mismos se van a ajustar y desenvolver en transacciones que luego se pueden agrupar o dividir en varias divisiones o áreas comerciales.

Requiere también de un mecanismo de enrutamiento de mensajes, dichos mensajes deben ordenarse por grupos y de este modo entregarse a cada objetivo conveniente.

Por otra parte, la transformación del mensaje también se puede necesitar para que el mensaje llegue a su destino con el formato correcto para su receptor.

El acuerdo de socios comerciales (TPA) sirve para aclarar términos y condiciones, establece estándares que documentan comerciales y definen comunicaciones y protocolos comerciales entre socios.

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