Organización en el trabajo

La organización en el trabajo es uno de los puntos más difíciles para algunas personas por contar con muchas cosas por hacer. No tener una agenda permite que los documentos se amontonen, las notas adhesivas se multipliquen y los correos electrónicos no tengan fin.

La organización es un factor clave de la productividad. Cuando se acumula el desorden, la atención disminuye y el rendimiento tiende a sufrir variaciones.

Por esta razón, cuando el cerebro tiene el tiempo, espacio de trabajo y proyectos organizados, facilita la toma de decisiones sobre las acciones y pensamientos.

Beneficios de mantener una buena organización en el trabajo

Existe una extensa lista de beneficios en mantener una buena organización en el trabajo, entre los criterios más importantes son:

Aumentos en la productividad

Al mantenerse organizado, las personas podrán ahorrar tiempo buscando datos y más tiempo para trabajar en tareas importantes. Mantener todo calculado permite una mejor proyección de las metas.

Además, promueve una mejor organización entre el líder – equipo para la formulación de objetivos y obstáculos en las labores productivas.

Reducción en los niveles de estrés

El estrés es una de las principales causas de los errores durante las jornadas laborales, porque la mayoría están impulsados por hacer las actividades bajo presión o a la carrera.

La organización en el trabajo permite que todas las actividades tengan su hora y tratamiento. De esta manera, los usuarios podrán atacar los objetivos más urgentes a tiempo.

Ser puntual

Tener un horario y respetarlo es una de las bases fundamentales de la organización, pues todas las metas serán realizadas y entregadas a la hora pautada. Por esta razón, es importante considerar configurar alertas en calendarios, notificaciones o alarmas.

Un truco para mantener la puntualidad es concentrarse en el objetivo y respetar los tiempos de cada actividad.

Cumplir a tiempo y con excelencia las tareas

Es muy importante conocer y delimitar las capacidades de cada persona, pues no será lógico plantear el tiempo de una actividad que llevará más atención. Es importante que el usuario conozca sus tiempos y ofrezca plazos que pueda cumplir sin olvidar ningún detalle.

Un truco sería establecer alertas de calendario para que nunca se vuelva a perder una fecha límite. O mejor aún, lograr realizar las tareas en menor tiempo.

Consejos para ser más organizado en el trabajo

La planificación junto a una buena organización en el trabajo son factores claves para el éxito. Seguir ciertos consejos te hará el dueño de tu tiempo y poder ahorrarte ciertos problemas a la hora de alcanzar tus objetivos, entre los consejos está:

Concentración en lo que es importante.

Durante el día, recordar todos los objetivos pautados junto a las horas de cumplimiento para ir a ritmo. Luego, establecer prioridades e ir ejecutándolas poco a poco.

La conformación de una agenda diaria está basada en criterios a largo plazo con la finalidad de realizar todas las tareas satisfactoriamente.

Sé esclavo de las listas

Una manera de mantenerse organizado y no olvidar nada es hacer listas de todas las cosas que faltan por hacer. Los usuarios pueden optar por organizar las tareas diarias, semanales y mensuales.

Claramente, la ubicación de cada variable estará sujeta a su prioridad y horario de cumplimiento en caso de ser un trabajo.

Buena administración de los tiempos

Es ideal tener una buena programación de los tiempos en el trabajo para realizar tareas que necesitan concentración adicional. 

Un truco es realizar primero los trabajos más desafiantes cuando su energía esté al máximo; y luego ir haciendo aquellos que son menos exigentes. Usar el tiempo de viaje o tranquilidad para planificar las actividades del día.

Tener a la mano calendarios y planificadores

Una persona organizada siempre consultará todos los días su calendario para verificar sus actividades diarias. Esta es una forma de recordar los puntos y no olvidar ningún detalle o pormenor, especialmente si se es secretaria.

Un truco es escribir todos los compromisos con lápiz en lugar de confiar en su memoria en una agenda o en alguna zona visible.

Trabajar en equipo

En caso de ser muchas tareas, es sano delegar algunas a otras personas del equipo de trabajo para optimizar los tiempos de espera o ampliar los resultados laborales. Además, sirve para promocionar la capacitación y confianza de los mismos.

Tener al día el correo y las llamadas

Mantener al día los correos y las llamadas telefónicas son particularidades de una persona que toma en serio su trabajo. La organización en este plano permite que los clientes o directivos siempre tengan una respuesta efectiva del usuario.

Reducir a toda costa el desorden

Todos los días y semanalmente, es sano limpiar tu espacio de trabajo. Un consejo es mantener solo los elementos y la información más importantes que se necesitará en la conformación de tareas.

Mientras que los elementos menos importantes como informaciones duplicadas y materiales que pronto quedarán desactualizados, botar a la basura. Es importante dejar solamente lo necesario y un espacio en blanco en las estanterías para crecer.

Nunca olvidar la organización

A medida que el trabajo vaya llegando a la oficina, es ideal organizarlo por orden de prioridad y mantener los más importantes al alcance de la mano. Un archivo pequeño para los documentos, sería una excelente idea para no hacer más bulto.

Los momentos que tenga libre inviértalos en la planificación de actividades para su próximo día. De esta manera, podrá ahorrar tiempo para otras cosas.

Mantener el cerebro ordenado

Una de las cosas más importantes en la organización es aprender a dominar el cerebro de manera que pueda digerir y concentrarse en todas las actividades del día a día.

Plantear tiempos y objetivos es uno de los primeros pasos, pues no se hace nada con planificar para tardar más del necesario en algunas cosas. Siempre mantenga la mente enfocada en las tareas y los tiempos de culminación.

Un consejo es delimitar la atención y dejar los problemas o preocupaciones de la vida en casa. De no poder hacerlo, lo ideal es recurrir a un experto de la organización.