Qué es el BPCS – Sistema de planificación y control de negocio

La aplicación de programas informatizados para realizar las tareas gerenciales de forma automática es un aporte tecnológico de innegable necesidad para las empresas en nuestra actualidad.

Estos buscan facilitar el trabajo y la administración de los recursos de la empresa, a fin de que el gerente pueda enfocarse en fortalecer áreas que requieren intervención directa.

Sin embargo, hoy en día son diversos los tipos de sistemas que existen, algunos muy semejantes entre sí, pero finalmente con cualidades dirigidas hacia los distintos mercados.

Mediante este artículo, vamos a desarrollar las nociones más imperativas acerca de los sistemas de planificación y control de negocio, más conocido por sus siglas en inglés: BPCS.

Definición

El nombre original es Business Planning and Control System, y se trata precisamente de un sistema integrado por aplicaciones independiente para gestionar las diferentes áreas operativas y administrativas de un empresa.

A su vez, esta independencia le permite a los diferentes tipos de organizaciones aplicar solo aquellas tareas que decida dejar en manos de un sistema, por seguridad, políticas internas, ideología o porque no requiera las demás.

Sin embargo, en términos generales, el BPCS está diseñado especialmente para empresas que cubran algún mercado dentro del rubro de la fabricación y la distribución: manufactura, ensamblamiento, almacenes, entre otros.

Para qué sirve en BPCS

De acuerdo con la mención anterior, cabe definir cuáles son las áreas gerenciales específicas que este sistema es capaz de cubrir, y que en parte son la cualidad principal que lo diferencia de sus pares.

Gestión económica

Aplica para automatizar la relación de ingresos y egresos de las compañías, información presupuestaria, generación de balances y previsiones sistemáticas bajo conceptos universales –análisis del mercado.

Gestión logística

Lleva a cabo los procesos regulares de continuo y algunos que se quieran incluir en un momento dado, como los programas de formación al personal, y aplica también para la reingeniería de la visión.

Gestión de fabricación

Integra todo lo referente al control de la producción interno que incluye la distribución de turnos laborales, el mantenimiento y actualización de equipos, supervisión de procesos establecidos, etc.

Gestión de mercado

Evalúa la calidad del servicio bajo estándares de velocidad de entrega y/o distribución –suministros: proveedores; rendimiento: inventario– y arroja resultados de eficacia en los procesos y sugerencias.

Gestión de comunicación

Diseña mensajes y medios para la promoción de productos y/o servicios, proyecta la previsión de ventas y cumplimiento, define la demanda y capacidad para darle cobertura, entre otros tantos.

Como se instala un BPCS

Los sistemas de planificación y control de negocios son un producto de instalación supervisada mediante compañías específicas que se dedican a vender este y otros similares.

Sin embargo, gran parte de la estructura a aplicar cuando el empresario decide aplicarlo demanda de un estudio previo de la organización para garantizar la eficacia del programa.

Necesidades de la organización

Lo primero que se debe hacer es elaborar un esquema del proyecto empresarial: qué es, a qué se dedica, con qué recursos cuenta, cuáles son las áreas que se requieren cubrir.

Al responder cada una de estas preguntas y demás que surjan a partir de sus respuestas, podrás tener una idea más clara acerca de lo que necesitas y que el BPCS puede ofrecerte.

El proveedor adecuado

Probablemente te encuentres con un escenario poco extendido acerca de las opciones de proveedores e innegablemente todos prometerán el mejor servicio y relación calidad-precio.

No obstante, a continuación queremos compartirte algunas características básicas que te ayudarán a tomar la mejor decisión; incluso si te resulta un gasto mayor al principio, valdrá la pena seguir.

1. Garantía: es vital para que el gasto esté justificado. Un BPCS no es barato, por lo que la inversión debe ser lo más segura posible.

2. Reputación: investiga las opciones, la experiencia –rubro y tiempo–, la opinión de otros usuarios, todo lo que te genere confianza.

3. Servicios: siempre es recomendable que elijas un proveedor que ofrezca servicios extras: otros sistemas complementarios, formación, actualización asistida, etc.

Instalación

Una vez electo, contactado y contratado, solo quedará concertar la cita para que el proveedor vaya a tu empresa y se encargue de realizar la instalación del sistema.

Este será también el encargado de referir aquello con lo que necesites contar –es un sistema básico y modular– o en mejor de los casos, lo incluirá en sus servicios.